DK EN NL

Odense Kommune (ÆHF)

Porteføljeoverblik i Odense Kommune

Ældre- og handicapforvaltningen (ÆHF) i Odense Kommune rykkede hurtigt på at få et porteføljeoverblik. ÆHF valgte Microsoft Project Online under Office 365 – den brugervenlige og konfigurerbare PPM-løsning.

 

Udfordring

Odense Kommune har sat en større proces i gang i forhold til at få professionaliseret alle aspekter af arbejdet med projekter. For ÆHF var det afgørende at finde et porteføljestyringssystem (PPM-løsning) der primært skulle tjene som let overskuelig ledelsesinformation, og skabe et godt overblik over organisationens projektportefølje. Dette skulle inkludere overblik over igangværende projekter, afhængigheder mellem projekterne samt ressourceanvendelse. Desuden var der et ønske om at kunne måle fremdrift ud fra realiseringsgraden for opsatte mål. PPM-løsningen skulle også give ÆHF overblik over investeringer og provenu, herunder både den planlagte og løbende realisering.

 

Løsning

Til at løse ÆHFs udfordringer faldt valget på Microsoft Project Online med Projectum som implementeringspartner. Odense Kommune bruger i forvejen Office 365, og i den forbindelse falder en PPM-løsning baseret på Microsoft Project Online ind under it-strategien, da Microsoft Project Online fås under Office 365 paraplyen.

Med løsningen har ÆHF nu det ønskede porteføljeoverblik, hvor det er let at følge fremdrift i hele projektporteføljen og nemt at tilgå de rette ledelsesrapporter. Derudover har organisationen fået styr på Governance, i form af en basis projekt Stage-Gate-model, med et brugervenligt og simpelt Workflow. Derudover har man fået en basis projektskabelon, hvor man med en webbaseret tilgang kan arbejde med basis projektstyring samt fremdriftsrapportering.

Alt dette suppleret med de rette porteføljerapporter og ”dashboards” til ledelsen, samt en projektrapport rettet mod at eliminere den manuelle projektrapportering for den enkelte projektleder.

 

Forsiden i Project Online

Eksempel fra løsningen - Forsiden i Project Online

 

Odense Kommunes Stage-Gate-model

Eksempel fra løsningen - Odense Kommunes Stage-Gate-model

Implementering

Kravspecifikationen lavede ÆHF sammen med Projectum, i form af en workshop. Løsningen gik derefter i luften hos ÆHF på mindre end to måneder efter dette første møde med Projectum. Workshop-processen afdækkede behov samt ”vision & scope”, baseret på bruger-input fra nøgleinteressenter på flere niveauer af organisationen. Derefter var det nemt at starte den reelle implementering. 

Ved at følge Projectums iterative implementeringsmodel, sikrede man en løbende forankring af løsningen. Sideløbende med at løsningen blev implementeret, blev en superbruger uddannet, der blev i stand til at konfigurere løsningen på egen hånd, samt træne andre brugere. Inden ”go-live” blev implementeringsprocessen rundet af med en kort brugertræning for at lancere PPM-løsningen.

 

"Projectum har udvist stor forståelse for det kommunale landskab, der har bidraget til en let og smertefri implementeringsprocess. Derudover var Projectums implementeringsmodel let at gå til med fast-definerede faser der gav processen et naturligt flow."

- David Aarup Laustsen, Chefkonsulent i Odense Kommune

 

Fordele

Med Microsoft Project Online har ÆHF optimeret arbejdsprocesserne og afskaffet det tunge manuelle arbejde i Excel. Derudover har organisationen de rette ledelsesrapporter og et samlet porteføljeoverblik, inklusiv ”trafiklys-visninger” og oversigt over fremdrift i forhold til KPIer. Som en del af løsningen har ÆHF også fået indsigt i gevinstrealiseringen på de forskellige projekter og fået mulighed for at lave budgetopfølgning. Alt dette med en intuitiv brugerflade, der gør det let for alle at bruge løsningen, og sikre at data er forankret ét sted.

Porteføljeoverblik i Odense Kommune 

Eksempel fra løsningen - Porteføljeoverblik med Microsoft Power BI

Kontaktperson

Jes Allersted

Jes Allersted
+45 31 73 11 24

Download case


kunde logo
kunde logo
kunde logo
kunde logo
kunde logo
kunde logo

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og hold dig opdateret (engelsk)